Erste Schritte
1. Instanz anfordern
Über das Formular auf der Startseite sicherst du dir deine Wunsch-Adresse (deinbetrieb.taptime.cloud). Wir richten die Instanz ein und schicken dir die Zugangsdaten per E-Mail — in der Regel innerhalb eines Werktags.
2. Anmelden & Passwort ändern
Melde dich mit dem Admin-Zugang aus der Willkommens-Mail an und ändere als Erstes das Initialpasswort (oben rechts → Profil → Passwort).
3. Mitarbeiter anlegen
Der schnellste Weg ist der Mitarbeiter-Import (Workforce → Mitarbeiter-Import): CSV mit Name und optional E-Mail hochladen — fertig. Mitarbeiter mit E-Mail bekommen automatisch eine Einladung für die taptime-App. Mitarbeiter ohne E-Mail koppelst du persönlich: Unter Workforce → App-Geräte (Team) auf „QR koppeln" klicken, der Mitarbeiter scannt den Code mit der App — kein Passwort, keine E-Mail-Adresse nötig. Alternativ legst du einzelne Benutzer klassisch unter Administration → Benutzer an.
Es zählen nur aktive Benutzer für dein Tarif-Kontingent — ausgeschiedene Mitarbeiter deaktivierst du einfach, ihre erfassten Zeiten bleiben erhalten.
4. Rollen verstehen
| Rolle | Darf … |
|---|---|
| Mitarbeiter | eigene Zeiten erfassen, eigenes Cockpit sehen, Urlaub beantragen |
| Teamleiter | zusätzlich: Abwesenheiten des Teams sehen und genehmigen, Team-Berichte |
| Administrator | zusätzlich: Benutzer, Arbeitsverträge, Feiertage und Pausenregeln verwalten |
5. Zeiten erfassen
Mitarbeiter starten und stoppen ihre Zeit direkt in der Oberfläche (auch am Smartphone) oder tragen sie manuell nach — mit Projekt und Tätigkeit, wenn ihr das nutzt. Die gesetzlichen Pausen werden automatisch verrechnet (mehr dazu).
6. Cockpit ansehen
Das Cockpit zeigt pro Mitarbeiter Ist/Soll, Überstundensaldo und Resturlaub. Teamleiter und Admins sehen die Übersicht für das ganze Team —Details zu Cockpit & Berichten.