Erste Schritte
1. Instanz anfordern
Über das Formular auf der Startseite sicherst du dir deine Wunsch-Adresse (deinbetrieb.taptime.cloud). Wir richten die Instanz ein und schicken dir die Zugangsdaten per E-Mail, in der Regel innerhalb eines Werktags.
2. Anmelden & Passwort ändern
Melde dich mit dem Admin-Zugang aus der Willkommens-Mail an und ändere als Erstes das Initialpasswort (oben rechts → Profil → Passwort).
3. Mitarbeiter anlegen
Der schnellste Weg ist der Mitarbeiter-Import (Workforce → Mitarbeiter-Import): CSV mit Name und optional E-Mail hochladen, fertig. Mitarbeiter mit E-Mail bekommen automatisch eine Einladung für die taptime-App. Mitarbeiter ohne E-Mail koppelst du persönlich: Unter Workforce → App-Geräte (Team) auf „QR koppeln" klicken, der Mitarbeiter scannt den Code mit der App. Kein Passwort, keine E-Mail-Adresse nötig. Alternativ legst du einzelne Benutzer klassisch unter Administration → Benutzer an.
Es zählen nur aktive Benutzer für dein Tarif-Kontingent. Ausgeschiedene Mitarbeiter deaktivierst du einfach, ihre erfassten Zeiten bleiben erhalten.
4. Rollen verstehen
| Rolle | Darf … |
|---|---|
| Mitarbeiter | eigene Zeiten erfassen, eigenes Cockpit sehen, Urlaub beantragen |
| Teamleiter | zusätzlich: Abwesenheiten des Teams sehen und genehmigen, Team-Berichte |
| Administrator | zusätzlich: Benutzer, Arbeitsverträge, Feiertage und Pausenregeln verwalten |
5. Zeiten erfassen
Mitarbeiter starten und stoppen ihre Zeit direkt in der Oberfläche (auch am Smartphone) oder tragen sie manuell nach, mit Projekt und Tätigkeit, wenn ihr das nutzt. Die gesetzlichen Pausen werden automatisch verrechnet (mehr dazu).
6. Cockpit ansehen
Das Cockpit zeigt pro Mitarbeiter Ist/Soll, Überstundensaldo und Resturlaub. Teamleiter und Admins sehen die Übersicht für das ganze Team (Details zu Cockpit & Berichten).