Zeiterfassungspflicht: Was für Betriebe jetzt gilt — und was kommt

Stand: Juli 2026 · Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.

Die Kurzfassung vorweg: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits heute — für alle Betriebe, unabhängig von der Größe. Wer noch gar nicht erfasst, verstößt gegen geltendes Recht. Wie du erfasst, ist derzeit noch dir überlassen; mit der geplanten Reform des Arbeitszeitgesetzes soll die elektronische Erfassung zum Standard werden.

Woher die Pflicht kommt

Zwei Gerichtsentscheidungen haben die Rechtslage geprägt. 2019 entschied derEuropäische Gerichtshof (Urteil vom 14.05.2019, C‑55/18), dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System" zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. 2022 zog dasBundesarbeitsgericht nach (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21) — mit einer für viele überraschenden Begründung: Die Pflicht besteht nicht erst, wenn der Gesetzgeber das Arbeitszeitgesetz anpasst, sondern schon jetzt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes.

Seitdem gilt: Arbeitgeber in Deutschland müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen — inklusive Überstunden. Ausnahmen nach Betriebsgröße gibt es in dieser Grundpflicht nicht.

Was genau erfasst werden muss

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der Arbeitszeit inklusive Überstunden
• Pausen müssen sich aus der Erfassung nachvollziehen lassen — die gesetzlichen Mindestpausen (§ 4 ArbZG: 30 Minuten ab sechs, 45 Minuten ab neun Stunden) müssen eingehalten und belegbar sein

Unabhängig davon gelten weitere Aufzeichnungspflichten schon lange: Nach§ 16 Abs. 2 ArbZG ist Arbeitszeit, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht, aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. Und in Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz — darunter das Baugewerbe und die Gebäudereinigung — sowie bei Minijobs verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung.

Welche Form ist erlaubt?

Derzeit ist die Form frei: Papier-Stundenzettel, eineExcel-Vorlage oder ein elektronisches System sind alle zulässig. Der Arbeitgeber darf die Erfassung an die Beschäftigten delegieren — verantwortlich bleibt er trotzdem. In der Praxis heißt das: Wer Zettel einsammelt, muss sie auch kontrollieren, korrigieren und archivieren können.

Was die geplante ArbZG-Reform ändern soll

Seit 2023 liegt ein Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vor, und die Bundesregierung hat eine umfassendere Reform des Arbeitszeitrechts angekündigt. Die Richtung ist klar, auch wenn das Gesetz — Stand Juli 2026 — noch nicht verabschiedet ist:

• Die Arbeitszeit soll elektronisch erfasst werden — Papier und einfache Tabellen sollen den Anforderungen dann nicht mehr genügen
• Die Erfassung soll taggenau erfolgen, also am Tag der Arbeitsleistung
• Im Gespräch sind Ausnahmen für Kleinbetriebe (unter zehn Beschäftigten) sowie Übergangsfristen nach Betriebsgröße

Für die Planung heißt das: Wer heute neu aufsetzt, sollte gleich elektronisch erfassen — alles andere wäre eine Investition in ein Auslaufmodell.

Checkliste: Das solltest du jetzt tun

1. Ist-Zustand klären: Wird in deinem Betrieb überhaupt systematisch erfasst — für alle Mitarbeiter, jeden Tag?
2. Pausen prüfen: Werden die ArbZG-Mindestpausen eingehalten und sind sie aus den Aufzeichnungen ablesbar?
3. Aufbewahrung regeln: Mindestens zwei Jahre, geordnet und auffindbar — auch wenn ein Mitarbeiter den Betrieb verlässt.
4. Baugewerbe & Minijobs: Die 7-Tage-Frist aus § 17 MiLoG einhalten — das prüft der Zoll.
5. System wählen, das bleibt: elektronisch, mobil nutzbar, mit nachvollziehbaren Korrekturen und fertigen Nachweisen.

Weiterlesen: Arbeitszeiterfassung im Handwerk ·Kostenlose Stundenzettel-Vorlage (Excel)