Stundenzettel-Vorlage für Excel — kostenlos herunterladen

Stand: Juli 2026 · Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.

Du brauchst schnell eine saubere Vorlage für den Arbeitszeitnachweis? Hier ist sie — ohne Anmeldung, ohne Newsletter-Haken. Ein Tabellenblatt pro Monat und Mitarbeiter, mit automatischer Stundenberechnung, Pausenspalte und Summenzeile.

📥 Download: Stundenzettel-Vorlage

Excel-Datei (.xlsx), funktioniert auch in LibreOffice und Google Sheets. Enthält die Pflichtfelder Beginn, Ende, Pause und Dauer sowie die Hinweise zu ArbZG-Pausen und Aufbewahrungsfristen.

Vorlage kostenlos herunterladen

So füllst du die Vorlage aus

Kopf ausfüllen: Betrieb, Mitarbeiter, Monat/Jahr — ein Blatt pro Mitarbeiter und Monat.
Täglich eintragen: Beginn und Ende als Uhrzeit (z. B. 07:00 und 16:15), Pause in Minuten. Die Spalte „Arbeitszeit" rechnet automatisch.
Pausen beachten: Ab sechs Stunden Arbeitszeit sind 30 Minuten Pause Pflicht, ab neun Stunden 45 Minuten (§ 4 ArbZG).
Monatsende: Summe prüfen, von Mitarbeiter und Betrieb unterschreiben, ablegen — mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG; im Baugewerbe und bei Minijobs gilt zusätzlich § 17 MiLoG mit der 7-Tage-Frist für die Eintragung).

Welche Angaben ein Stundenzettel enthalten muss

Name des Mitarbeiters und des Betriebs
Datum sowie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
Pausen (Dauer; Lage sollte nachvollziehbar sein)
Überstunden müssen sich aus den Aufzeichnungen ergeben
Empfehlenswert: Unterschriften beider Seiten — das erspart Diskussionen

Ehrlich gesagt: Wo Excel an Grenzen stößt

Für einen einzelnen Monat oder einen sehr kleinen Betrieb ist die Vorlage völlig in Ordnung. Im Team-Alltag zeigen sich aber schnell die Schwächen:

Erfassung kommt zu spät: Ausgefüllt wird abends oder am Wochenende aus dem Gedächtnis — im Baugewerbe kollidiert das schnell mit der 7-Tage-Frist des MiLoG.
Keine Pausenautomatik: Ob die ArbZG-Pausen wirklich eingehalten wurden, prüft die Tabelle nicht.
Fehleranfällig: Formeln werden überschrieben, Dateien kursieren in Versionen, Zellen sind nachträglich änderbar — ohne dass es jemand merkt.
Keine Auswertung: Überstundensalden, Urlaubskonten und Team-Übersichten bleiben Handarbeit.
Auslaufmodell: Die geplante ArbZG-Reform sieht dieelektronische Erfassung als Standard vor — wer jetzt Prozesse aufbaut, sollte das einplanen.

Der nächste Schritt nach Excel

Mit taptime stempeln Mitarbeiter per App — Kopplung per QR-Code, ohne E-Mail und Passwort. Pausen nach ArbZG rechnet das System automatisch, den unterschriftsreifen PDF-Arbeitszeitnachweis gibt es per Klick. Fester Grundpreis ab 15 € im Monat für den ganzen Betrieb, gehostet in Deutschland.

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